مدیریت واژه جذابی است اما پیش از آنکه ما بخواهیم فردی باشیم که افراد دیگر و یک سیستم را مدیریت می‌کند، باید بتوانیم خودمان و زمان را به خوبی مدیریت کنیم.
مدیریت شامل ابعاد مختلف مانند مدیریت روانی، مدیریت فردی در فشارها، مدیریت بحران و مدیریت زمان می‌شود. مدیریت زمان شاید پاشنۀ آشیل بسیاری از مدیران باشد. این جایگاه مهم و کلیدی قطعا اگر در روز زمانی معادل 48 ساعت هم در اختیار داشته باشد، گاها برای رسیدن به تمام برنامه ها، جلسات، رسیدگی ها، ارزیابی ها، کارهای شخصی و خانوادگی و … وقت کم می آورد.
شما به عنوان یک مدیر مرکز ثقل سازمان خودتان هستید و اگر نتوانید مدیریت زمان را به خوبی صورت دهید، دچار بهم ریختگی ذهنی و عدم تمرکز می‌شوید و در نهایت ایجاد بی نظمی در پیشبرد کارها می تواند مشکلات گسترده‌ای را به ارمغان آورد.
برخلاف باور عموم پیاده سازی مدیریت زمان که یکی از مهارت های مدیریت کسب‌وکار است در عمل پیچیده و سخت نیست و فقط نیاز به توجه و استمرار در انجام برخی کارهای ساده دارد.
1. با خودتان خلوت کنید و تمام ریز و درشت ها را روی کاغذ بیاورید
امکان ندارد ذهن انسان درگیر بیشتر از 3 کار به طور همزمان باشد و دچار همهمه و کمی نگرانی برای انجام آن ها نشود. خلوت با خود به عنوان یکی از تکنیک‌های مدیریت زمان می‌تواند شما را به یک مدیر برتر مبدل سازد.
وقتی که در عین وجود چند کار ریز و درشت، دور و برمان هم شلوغ است و نمی توانیم به خوبی تمرکز کنیم، مسائل و مسئولیت‌ها متعددتر، پیچیده تر و سنگین تر جلوه خواهند کرد و بر روی هم سایه اندازی می‌کنند.
بدین ترتیب اولین و بهترین کاری که می توانید انجام دهید، هدیه دادن زمانی نه چندان طولانی به خودتان، در تنهایی و با تمرکز است. در این شرایط بعد از اینکه توانستید با تمرکز به تمام کارهای ریز و درشتی که حس می کنید روی سرتان ریخته نگاه کنید، شروع به نوشتن نمایید.
در این بخش نیازی به ترتیب و اهم و مهم کردن وجود ندارد. فقط بنویسید. از خودتان بپرسید چه کارهایی را اگر انجام بدهم ذهنم به آرامش می‌رسد و حس می کنم کارِ نکرده ای ندارم؟ بهتر است پاسخ این سوال را به شکل موردی یادداشت کنید.
2. لیست کارهای مربوط به شغل و کارهای شخصی را جدا کنید
در تکنیک مدیریت زمان تاکید می‌شود که مدیران میان کارهای مرتبط با شغل و کارهای روزمره و شخصی تمایز قائل شوند.
کلیه افراد در زندگی شخصی و کاری با انواع مسئولیت‌ها رو به رو هستند. گاهی اختلاف وظایف باعث شکل گیری اغتشاش فکری می‌گردد و شخص احساس می‌کند که انبوهی از کارها وجود دارند که نمی داند چه زمانی باید آن‌ها را انجام دهد.
تاکید می‌شود که، بسیاری از حجم کاری که از دور حس می‌شود، بخاطر اثر سایه اندازی آن ها روی هم است. اگر به وضوح هر شاخه را بیرون بکشید، همه چیز ساده تر خواهد بود.
به پیشنهاد من لیست کارهای شخصی و مربوط به خانه و یا خانواده را در یک ستون و لیست کارهای مربوط به شغل را در ستونی دیگر بنویسید. منظورم از کار، حتی پرداخت قبض آب و برق و یک تماس تلفنی با مادرتان هم هست. ریز و درشت را بنویسید و بگذارید مغزتان خالی شود.
پیشنهاد مطالعه:
موقعیت های بحرانی شرکت و مشکلات احتمالی
طرح کسب و کار چیست و چه انواعی دارد؟
3. با شماره به هر کار اولویت بدهید
اولویت بندی به عنوان یک تکنیک مدیریت زمان کمک چشمگیری به تسریع روند انجام فعالیت ها می‌کند و اکثر کوچ و مدیرهای حرفه ای به آن دقت می کنند.
در تکنیک اولویت بندی به اولویت انجام کارها توجه کنید و لیست کارهایتان را خوب بالا و پایین کنید.
- چه کارهایی باید تا آخر هفته انجام شوند؟
- چه کارهایی باید همین امروز انجام شوند؟
- چه کارهایی باید تا قبل از ظهر انجام شوند؟
حالا با همین دیدگاه به هر کار از هر دو لیست یک رتبه بدهید. شما می توانید ابتدا کارهای شخصی را انجام دهید و بعد کارهای مربوط به کار و یا برعکس اما عملا این امکان پذیر نیست و ممکن است یکی از کارهای شخصی یا مربوط به فرزندتان در اولویت بالاتری نسبت به خیلی از کارهای لیست شغلی تان باشد.
در نتیجه یک رشته عدد را برای هر دو لیست ادامه دهید. یعنی مثلا اولویت شماره 1 مربوط به کاری از لیست شغل‌تان است که باید بعد از صبحانه انجامش دهید و اولویت شماره 2 مربوط به کاری شخصی که باید تا پیش ظهر به اتمام برسد؛ همین طور ادامه دهید. مطمئن شوید که در اولویت بندی، ددلاین ها و فورس ها را مد نظر گرفته اید.
4. دیگرسپاری یا برونسپاری بعضی کارها را نیز در لیست قرار دهید
برونسپاری یا دیگر سپاری برخی امور می‌تواند روند مدیریت زمان را تسریع ببخشد. در حقیقت بعضی از مسائلی که در ذهن افراد انباشته می شود مربوط به کارهایی است که دیگران باید انجام بدهند (و یا دیگران می‌توانند انجام دهند).
گاهی یک تلفن زدن و سپردن کار به کسی که می‌دانید حتما آن را انجام می دهد، می تواند موردی در لیست‌تان باشد. مثل: تماس با … برای انجام کار …
در این شرایط مسئولیتِ دادنِ گزارش و نتیجه انجام کار را نیز به عهده شخص بگذارید و یا در لیست کارهای بعدی تان پیگیری این قضیه را بگنجانید.
همانطور که گفتیم بهتر است تمام کارهایی که می‌خواهید انجام دهید حتی تماس‌های ریز و درشت را بنویسید. البته این قضیه را با شانه خالی کردن اشتباه نگیرید. ما باید فرد درست را که وظیفه ای در این قبال دارد، انتخاب کنیم چون دیگر افراد نیز زمان خودشان را نیاز دارند و قرار نیست کار شخصی خود را به گردن کسی بیندازید.
همچنین می‌توانید کارهایی را که در گذشته خودتان انجام می دادید اما الان می توانید با پرداخت پول آن را به دیگری بسپارید، برونسپاری کنید و با این روش زمان خوبی را برای خودتان ذخیره کنید.
5. معجزۀ مربع توخالی!
تکنیک تیک زدن در مدیریت زمان نقش بسزایی ایفا می‌کند. به عنوان یک نکته جانبی، در مقابل هر کاری که لیست کردید، یک مربع کوچک توخالی قرار دهید و بعد از انجام هرکار، با رنگی متفاوت درون آن یک تیک بزنید. تیک زدن و دیدن تصویر لیستی که برخی کارها در آن تیک خورده حس خوبی در شما ایجاد می کند و برای ادامه کارها به شما انگیزه می‌دهد.
توجه داشته باشید که از بُعد کاربردی، تیک زدن به شما می‌گوید که تا کجای لیست‌تان پیش رفتید و چقدرِ دیگر کار دارید.
6. زمان انعطاف پذیری برای غافلگیر نشدن
یکی از استراتژی‌های موثر در مدیریت زمان، زمان انعطاف پذیری است.
در واقع باید یک زمان موسوم به زمان انعطاف پذیری برای برنامه خودتان در نظر بگیرید. یعنی برای انجام کل این لیست در زمان مشخص، بخشی از وقتی که در اختیار دارید را خالی باقی بگذارید. در نظر گرفتن زمان اضافی برای آن است که اگر به هردلیلی به یکی از کارهای لیست‌تان نرسیدید، بتوانید بدون استرس و نگرانی آن را در زمان خالی انجام دهید.
به این زمان در کتاب “چلوکنکور با گوجۀ اضافه”، زمان انعطاف پذیریِ برنامه اطلاق می‌شود.
توجه: جهت بهبود مهارت های شخصی و رسیدن به خودشناسی، می توانید از دوره های توسعه فردی موسسه هفتاد استفاده کنید.
7. از تکنیک گوجه فرنگی استفاده کنید
تکنیک گوجه فرنگی و یا پومودورو (Pomodoro) یک روش موثر در مدیریت زمان به شمار می‌رود که بیشتر جهت بهره گیری حداکثری از زمان برای پیشبرد برنامه مناسب است.
وجه تسمیه تکنیک گوجه فرنگی به زمان لازم برای آماده سازی سس ایتالیایی “پومودورو” باز می‌گردد (یعنی 25 دقیقه). بهتر است در تکنیک گوجه فرنگی زمان را به بازه‌های 25 دقیقه‌ای مانند 25 دقیقه کار، 5 دقیقه استراحت و سپس 25 دقیقه بعدی برای انجام کارها تقسیم کنید. این روش باعث می شود نشتی و تلف زمان برایتان کمتر شود و سریع‌تر و بدون انقطاع به لیست کارهایتان برسید.
اگر در پی ارتقای مهارت های فردی و مدیریتی خود هستید، دوره های کوچینگ از موسسه آزاد عالی هفتاد می تواند بسیار مفید باشد.
بیشتر بخوانید:
